Serienbrief und Mailmerge mit Google Workspace? So geht’s!

Jeder, der in seinem Job regelmäßig mit MS Office arbeitet, kennt und schätzt diese Funktion vermutlich: der Serienbrief. Nicht zu vergessen ist die digitale Variante, also Mailmerge. 

Was ist aber mit denjenigen, die mit Google Workspace (ehemals G-Suite) arbeiten? Die Standardfunktionen beinhalten dieses ausgesprochen hilfreiche Tool nicht.

Um Schreiben mit umfangreichen, auch wechselnden, Personendaten automatisch zu verbinden, gibt es bei Microsoft Office die Standard-Funktion des Serienbriefes. Sie verbindet MS Excel (wo die Adressdaten gelistet sind) mit MS Word (wo der Brief verfasst wird) miteinander. 

Da Google Workspace den “Serienbrief” nicht bietet, hat TILL.DE nun eine einfache Möglichkeit geschaffen die Funktionalität Serienbrief und Mailmerge daraufhin zu ergänzen. 

Wie genau funktioniert das?

Bei Google Workspace können wir mit einfachen Scripten (ähnlich dem Javascript) arbeiten. 

Dabei wird eine Google Tabelle (ähnlich wie bei MS Excel) erstellt, in der über die drei Tabellenblätter “Einstellungen”, “Adressen” und “Sendungen” die benötigten Inhalte festgelegt sind. 

Im Blatt Einstellungen wird eine Zeile als ID der Vorlagendatei deklariert, also das Dokument, welches den eigentlichen Brief oder die eigentliche Email als Textformation beinhaltet und mit dieser verlinkt. Des Weiteren folgt eine Zeile mit Betreff, Emailversender und dessen Name. Als Emailversender kann auch ein Verteiler verwendet werden.

Das Blatt Adressen führt dann die eigentlichen Daten auf wie Emailadresse, Anrede, Name, Nachname und Anschrift. Diese Spaltentitel sind beliebig erweiterbar.

Zu guter Letzt, auf dem Tabellenblatt Sendungen, haben wir eine Protokollierung des Betreffs sowie von wem die Emails wann und an wen versendet wurden. Für die Serienbrief-Variante ist lediglich der Punkt “versendet am” nicht beinhaltet, da die Versendung mit der Post erfolgt. 

Vorteile auf einen Blick:

  • Aussendungen personalisierbar
  • individuelle Informationen lassen sich beliebig ergänzen
  • Einfachheit der Anwendung
  • sehr große Arbeitserleichterung
  • Zeitersparnis
  • man kann es auch wie ein Newsletter Tool verwenden
  • Versand der Emails wird protokolliert
  • bei der Serienbrief-Variante wird immer eine digitale Voransicht aller zu druckenden Briefe erstellt um eventuelle Fehler nicht erst in gedruckter Form zu erkennen 

Eine weitere Besonderheit zeichnet sich dadurch aus, dass die Programmierung so anpassungsfähig ist, dass sie auf interne Datenbanken zugreifen kann wie beispielsweise die Adressverwaltung oder das CRM System – wenn man das wünscht. Auch eine automatische Weiterverarbeitung via Script ist möglich.

Sie sehen, wir lassen nichts aus, um Ihnen den Workflow zu erleichtern und Zeit zu schenken.

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